634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, bir apartmanda yaşam koşullarının ve intizamın oluşturulması için geliştirilmiş kanun hükümlerine sahiptir. Kanun çerçevesinde ortaya koyulan maddelerden birisi de apartman yönetimi oluştururken yönetimin takibinde de her binada apartman karar defteri kullanımı ihtiyacı bulunmasıdır. Defterin açılması, doldurulması, onaylanması ve kapatılması gibi her aşamada da yasalara göre hareket edilir.
Apartman Karar Defteri Nedir?
Apartman karar defteri, resmi bir şekilde yazılı olarak
kayıt işlemleri gerçekleştirilen ve bir apartmanın sakinleri tarafından
gerçekleştirilen her toplantıda alınan kararların kayıt altına alındığı ve yine
Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde kullanım gerekliliği bulunan defterdir.
Kayıt defteri ve karar defteri olarak adlandırılan bu
defter, bir apartman yönetiminde kanuni uyum gerçekleştirilmesi açısından önem
arz etmektedir. Çünkü apartman yönetiminin şeffaf ve yasalara uygun bir şekilde
gerçekleştirilerek takip edildiğini bu defter sayesinde ispat etmek imkanı
bulunmaktadır. Bir apartman toplantısı gerçekleştirilirken kat malikleri,
kiracılar ve apartman sakinleri herhangi bir noktada anlaşmazlık yaşayabilir,
toplu kararlar alabilir, değişiklikler gerçekleştirebilir ve taleplerde bulunabilir.
Bu ayrıntıların her biri karar defteri içerisinde kayıtlı hale getirildiğinde
sonraki süreçlerde yaşanabilecek tüm anlaşmazlık, hukuki işlemler ve ilerleyiş
deftere başvurularak işlem yapılır.
Apartman karar defteri temel olarak öncelikle bir apartmanda yönetimin hukuki bir şekilde gerçekleştirildiğini gösterir. Çünkü defter düzenli olarak noter tasdikinden geçirildiği için resmi geçerlilik kazanır. Apartman toplantısı sırasında alınan tüm kararlar, ortaya koyulan şerhler ve ayrıntılar deftere işlenerek noter tasdiki elde edildiğinde bağlayıcı bir yapı kazanır. Bu durum apartman karar defteri sayesinde anlaşmazlıkların önüne geçilebilmesine yardımcı olur. Çünkü apartman hayatı boyunca yaşanabilecek tüm anlaşmazlıklarda defter kat maliklerinin problemlerini çözerek şeffaf bir sonuç ortaya koymak için Kat Mülkiyeti Kanunu’nun uygulanmasını sağlar.
Apartman Karar Defteri Nasıl Doldurulur?
Karar defterinin doldurulması işleminde temel prensip; bir
toplantı sırasında alınan kararın hangi kat maliklerinin katılımı ile birlikte
hangi tarihte ve hangi oy yüzdeleri ile alındığının kayıt edilmesi olarak ifade
edilebilir.
Bir apartmanda yapılan tüm toplantılar ile birlikte karar
defterinin doldurulması için mutlaka 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca
hareket elde edilmesi mecburiyeti bulunmaktadır. Öncelikle bir apartman Kat
Mülkiyeti Kanunu ile her bağımsız bölümü bir gayrimenkul sahibi veya ortaklar
tarafından sahiplenildikten sonra apartman yönetiminin oluşturulması gerekir.
Kat maliki sayısında yeterli çoğunluk elde edilerek yapılan genel kurulda bir
apartman yöneticisi seçimi yapılır. Sonraki süreçte yönetici apartman
sorunlarının görüşülmesi, düzenli yönetim ve kararların uygulanması için
düzenli toplantılar gerçekleştirir.
Bina toplantılarında apartman karar defteri toplantının
açılışı ile birlikte hazır hale getirilir. Bu sayede apartman ve site yönetimi
sırasında toplantı ile birlikte alınan tüm kararlar hukuki düzlemde defter
içerisinde kaydedilir. Defter yapının mali kayıtlarını da ihtiva ederken, gelir
ve giderleri ortaya koyar ve yönetici tarafından tasdik edildiği gibi noter
tasdiki ile kullanıma hazır hale gelir. Bu aşamada apartman karar defteri bir
noter üzerinden alınacak hizmet ile her sayfası mühürletilmeli ve numaralandırılmalıdır.
Noter tasdikli ve yasal geçerlilik oluşturan apartman defteri doldurulurken; toplantı sırasında alınan tüm kararların ayrıntıları, katılım sayısı, verilen oylar, ortaya koyulan şerhler veya kararın tarihi gibi ayrıntılar ile işlem yapılır. Her sayfa numaralandırılmış olmak ile birlikte sayfalar düzenli doldurulmalıdır ve kararlar işlenirken el yazısı kullanılmalıdır. Yine her yılsonunda da bina ya da site yönetimi karar defterini noter işlemlerini gerçekleştirerek kapatmalı ve arşivlemelidir.
Apartman Karar Defteri Nereden Alınır?
Bina ve site yönetimleri için kullanılan karar defteri
günümüzde matbu şekilde basılmış yapısı ile birlikte matbaalar ve
kırtasiyelerde temin edilebilen ve sonrasında noter onayı ile hazır hale
getirilebilen bir defterdir.
Karar defteri günümüzde özellikle kırtasiyelerde çok kolay bir şekilde temin edilebilen ve binanın yapısına uygun olarak seçilmesi gereken bir üründür. Çünkü örnek olarak daire sayısı veya kat maliki sayısına göre yeterli boyutta defterin temin edilmesi ve sonrasında yine en ekonomik şekilde yeterli sayfa için noter tasdikinin yapılması önemlidir. Noter tasdikli defter yasal bir belge niteliği oluşturmak için gereklilik oluştururken, her yıl değişebilen noter tasdik ücreti yine bina yönetim giderlerinden tahsil edilerek işlem yapılır.
Apartman Karar Defteri Tasdik Ettirmemenin Cezası Nedir?
Karar defteri noter tasdikinden geçirilmediğinde apartman
yönetimi Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun hareket etmiş olmadığı için deftere
işlenen toplantı kararları geçerlilik oluşturmayacaktır. Bu durumda da bina
yönetimi her yıl belirlemen güncel para cezası ile karşılaşabilir.
Apartman karar defteri bir bina yönetimi için çok önemli ve
ispat niteliği taşıyan bir yapıya sahip olduğundan dolayı defterin doldurulması
ve takip edilmesi ciddiyet ile yapılmalı ve bina yönetimi bu konuda özen
göstermelidir. Defter mutlak bir şekilde her yıl yeniden seçilen veya yeni
seçilen yönetici tarafından belirlenen aidat
miktarlarının işlenmesi ve ortak kararlar ile düzenli kayıtların alındığı
bir şekilde kullanılmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu takip edilerek yönetmelik
değişimleri, alınan kararların gereklilikleri, giderler ve yapılan işlemler
defterde eksiksiz bir şekilde yer almalıdır.
Kat malikleri ise apartman yönetimini takip ederek toplantılara katılmak ve toplantı sırasında defter kaydının düzenli bir şekilde tutulduğuna dikkat etmek mecburiyetine sahiptir. Çünkü yönetim tarafından defter tutulduğu gibi kat maliklerinin de tutulan defter sayesinde ilerleyen dönemlerde hak elde etmesi ihtimali bulunmaktadır. Zira kat maliklerinin ve apartman yönetiminin, apartman karar defterine uymama durumunda da karşılaşabileceği cezai durumlar ve yasal sakıncalar bulunmaktadır. Bu neden ile de bir yapıda apartman kararı defteri doğru şekilde işlenmeli muhafaza edilmeli ve her yılsonunda kapatılıp arşivlenerek kullanılmalıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Apartman karar defteri hangi bilgileri içerir?
Karar defteri içerisinde standart olarak kat maliklerinin
isimleri ve daire numaraları yer alırken, sonrasında ise her toplantının
tarihi, toplantının yapıldığı yer, toplantı saati ve katılımcılar, alınan
kararlar, yapılan oylamalar, itirazlar, tavsiyeler ve toplantıyı düzenleyen
yöneticinin adı-soyadı ile imzası bulunmalıdır.
Apartman karar defteri noterden onaylanmak zorunda mı?
Karar defteri Kat Mülkiyeti Kanunu gereği her sayfasında
noter onayı ve kapanışında noter onayı gerekliliği bulundurmaktadır.
Apartman karar defteri kaç yıl geçerlidir?
Her yılsonunda noter tasdikinden geçirilen ve arşivlenmesi
gereken defter takip eden 10 yıl içerisinde arşivlenerek gereken durumda
kullanılmalıdır.
